Klient: agencja marketingowa, 12 osób, centralna Polska. Dane anonimizowane na życzenie klienta.
Wdrożenie: marzec i kwiecień 2026. System działa w produkcji od 29 kwietnia 2026.

Co bolało właściciela

Właściciel prowadzi dwunastoosobowy zespół obsługujący małe firmy. Klientów ma stałych, polecenia działają. Problemem nie był brak zapytań. Problemem był moment między „klient powiedział, że chce" a „zaczynamy realnie pracować".

Onboarding nowego klienta zajmował dwa do trzech tygodni kalendarzowych, choć na papierze „powinien" wystarczyć tydzień. Po drodze: dwa dni czekania, aż klient odeśle brief, trzy dni, aż ktoś z zespołu uzupełni dane firmy z publicznych rejestrów, cztery dni umawiania spotkania startowego, pięć dni warsztatu i pierwszych ustaleń.

Razem czternaście dni roboczych, w których agencja jeszcze nic nie dostarczyła, a klient już zaczynał wątpić w decyzję, którą właśnie podjął.

Drugi ból: każdą firmę, która wypełniła brief, ktoś musiał ręcznie sprawdzić. Czy to faktycznie ten profil klienta, czy budżet jest realny, czy w ogóle pasujemy. Godzina pracy młodszej osoby z zespołu, zanim właściciel w ogóle zobaczył zapytanie.

Co zbudowaliśmy

System pracuje w tle. Właściciel widzi tylko końcówkę: gotową kartę zapytania z opisem firmy i rekomendacją, czy warto rozmawiać.

Pierwszy kontakt. Klient zostawia kontakt przez reklamę albo formularz. W dwie minuty dostaje potwierdzenie z linkiem do briefu. Właściciel w tym samym momencie wie, kto, skąd i kiedy. Nikt niczego nie przepisuje i nikt nie musi pamiętać, że trzeba odpowiedzieć.

Brief i kwalifikacja. Klient wypełnia krótki formularz, kiedy mu wygodnie, a nie kiedy ktoś z agencji o tym przypomni. W tle system w ciągu kilku minut sprawdza firmę w publicznych rejestrach, przygotowuje notatkę o tym, kim klient jest i co robi, i ustawia zapytanie we właściwym miejscu w systemie sprzedażowym. Właściciel otwiera go rano i widzi gotowy materiał do decyzji. Trzy minuty czytania zamiast godziny czyjegoś researchu.

Notatka po spotkaniu. Po pierwszej rozmowie system zapisuje jej przebieg, przerabia na zwięzłą notatkę z ustaleniami i zobowiązaniami, i wpina pod kartę klienta. Właściciel nie pisze notatek ręcznie. Następnego dnia widzi, co ustalili, kto co miał zrobić i kiedy się odezwać.

Co z tego wyszło

System chodzi w produkcji czwarty miesiąc. Poniżej to, co da się dziś powiedzieć uczciwie. Nie ma tu procentów ani wykresów, bo pomiar czasu onboardingu przed wdrożeniem i po nim jest w toku, a liczby podane na wyczucie są warte tyle, co ich brak.

Żadne zapytanie nie zaginęło od dnia uruchomienia. Nie dlatego, że ktoś się bardziej stara, tylko dlatego, że pilnowanie przestało być czyimś obowiązkiem.

Kwalifikacja odsiewa, zanim właściciel usiądzie do spotkania. Z czterech pierwszych zapytań, które przeszły przez system, dwa zostały oznaczone jako warte rozmowy, jedno jako nie nasz profil, jedno jako temat na później. Wcześniej właściciel spotkałby się ze wszystkimi czterema.

Poniedziałek rano wygląda inaczej. To akurat nie jest nasza obserwacja, tylko jego zdanie: zaczyna od kawy i czytania systemu, a nie od pisania briefów. Miękkie, ale to zwykle ta zmiana zostaje w pamięci właściciela dłużej niż liczby.

Czego się przy tym nauczyliśmy

Piszę to, bo case study bez części „co poszło nie tak" jest folderem reklamowym.

Narzędzie gubiło dane w miejscu, w którym dokumentacja twierdziła, że ich nie gubi. Pierwsza wersja kwalifikacji miała sprawdzanie firmy rozbite na osobne ścieżki dla różnych form działalności, zbierane później w jedno miejsce. Struktura wyglądała poprawnie, a dane cicho znikały. Diagnoza zajęła cały dzień. Wniosek nie brzmi „to złe narzędzie", tylko: automatyzacja procesu wymaga znajomości narzędzia głębszej niż znajomość samego procesu. Dlatego najpierw układamy proces, a dopiero potem cokolwiek klikamy.

Publiczne rejestry mają swoje humory. Potrafią przez kwadrans nie odpowiadać, bez ostrzeżenia. Pierwszy tydzień produkcji nauczył nas, że zatrzymywanie zapytania klienta do czasu, aż cudzy system wstanie, to prosta droga do utraconego klienta. Dziś system leci dalej z tym, co ma, i oznacza „dane niepełne, do sprawdzenia ręcznie". Zero zapytań utraconych z tego powodu.

Sztuczna inteligencja chce być pomocna i robi to wbrew instrukcji. Notatka miała być zwykłym tekstem, bo system sprzedażowy klienta nie umie pokazać formatowania. Pierwsze pięć prób i tak wróciło ze znakami formatowania w środku. Pomogło dopiero pokazanie na przykładzie, jak dokładnie ma wyglądać wynik, zamiast opisania, jak ma nie wyglądać.

Dla kogo to ma sens

Profil firmy: agencja albo usługa profesjonalna, pięć do piętnastu osób, B2B. Klienci stali, polecenia działają, ale onboarding zżera tygodnie. Właściciel czuje się wąskim gardłem własnej firmy.

Sygnały, że to Twój przypadek:

  • osiem do piętnastu godzin tygodniowo na powtarzalne zadania, których nikt nie lubi robić;
  • klient czeka dwa albo trzy tygodnie, zanim w ogóle zaczniecie pracować;
  • każdą firmę ktoś ręcznie sprawdza, zanim trafi na Twoje biurko;
  • notatki ze spotkań w wersji „pamiętam mniej więcej, co ustaliliśmy".

Od czego zacząć, po kolei:

  • Quick Win, 397 do 597 zł. Jedna konkretna automatyzacja w wąskim miejscu, wdrożona w trzy dni robocze, z dwoma tygodniami na poprawki. Dowód, że to działa u Ciebie, a nie zobowiązanie na rok.
  • Audyt Procesów, 1 500 zł, jeżeli wolisz najpierw zobaczyć mapę całości i dowiedzieć się, co automatyzować w jakiej kolejności. Kwota wchodzi w poczet dalszej pracy.
  • Automation Pack, 1 900 do 3 000 zł, gdy wiesz już, że chcesz spiąć dwa albo trzy procesy w jedno.
  • Pełny system pod klucz, od 5 000 zł, gdy rzecz dotyczy całej ścieżki klienta, tak jak w tym case study.

Następny krok. Napisz jednym zdaniem, jakie zadanie robisz dziś ręcznie najczęściej. Odpiszę, czy da się je zdjąć w trzy dni, i podam orientacyjny zakres.