Od PM nikt nie oczekuje, że przewidzi wszystko. Oczekuje się, że wie, gdzie jest cienko, zanim się urwie. To zdanie zajęło mi kilka projektów i jeden solidny wybuch, którego nie widziałem na czas, więc podaję Ci je na starcie, żebyś nie musiał go kupować tak drogo jak ja.

Cała sztuka mieści się na jednej stronie. Nie w narzędziu za tysiąc złotych, nie w module do zarządzania ryzykiem, którego i tak nikt w zespole nie otworzy. W jednej tabeli, do której realnie wracasz. Zaraz pokażę Ci dokładnie, jak ona wygląda i jak z nią pracować.

Sytuacja, którą pewnie znasz

Prowadzisz projekt na czuja. Wiesz mniej więcej, gdzie może być problem, masz to gdzieś z tyłu głowy, ale nigdzie tego nie zapisałeś. Żyjesz z cichym lękiem: że któregoś dnia coś wybuchnie, a Ty będziesz musiał powiedzieć zdanie, które kosztuje PM stanowisko częściej niż przekroczony budżet. „Coś wybuchło, a ja tego nie widziałem."

Dochodzi do tego druga scena. Spotkanie ze stakeholderem, pada pytanie „a co, jeśli dostawca się spóźni?". I masz dwie drogi: albo bledniesz i improwizujesz, bo pierwszy raz o tym na głos myślisz, albo otwierasz kartę i pokazujesz, że już to widzisz i masz plan. Różnica między tymi dwoma PM nie leży w doświadczeniu. Leży w jednej stronie, którą jeden z nich prowadzi, a drugi nie.

Pięć kolumn i ani jednej więcej

Karta ryzyk, którą realnie prowadzę, ma pięć kolumn: Ryzyko, Prawdopodobieństwo, Wpływ, Kto pilnuje, Co robimy jeśli się wydarzy. Tyle. Bez ceremonii, bez teorii zarządzania ryzykiem z podręcznika.

Ryzyko nazywasz konkretnie, nie hasłowo. Nie „problemy z dostawcą", tylko „dostawca X może nie dostarczyć komponentu na czas do 20.09". Ryzyko opisane ogólnie jest bezużyteczne, bo nie da się pod nie podłożyć planu.

Prawdopodobieństwo i Wpływ oceniasz prosto, choćby w skali niskie, średnie, wysokie. Nie potrzebujesz procentów ani wzorów. Potrzebujesz szybkiego sposobu, żeby odróżnić rzecz, która najwyżej zirytuje, od rzeczy, która wykolei projekt. To ta druga trzyma Cię potem w nocy.

Kto pilnuje to kolumna, którą początkujący PM pomija najczęściej, a jest kluczowa. Ryzyko bez właściciela to ryzyko niczyje, czyli takie, o którym wszyscy wiedzą i nikt nie patrzy. Jedno nazwisko przy każdym wierszu.

Co robimy jeśli się wydarzy to Twój plan awaryjny spisany na spokojnie, zanim się pali. Nawet jedno zdanie wystarczy, byle było. Plan wymyślony w spokoju jest zawsze lepszy od planu sklecanego w panice, kiedy telefon się urywa.

Pokażę Ci to na jednym wierszu, żeby nie zostało teorią. Ryzyko: „dostawca X może nie dostarczyć komponentu do 20.09". Prawdopodobieństwo: średnie. Wpływ: wysoki, bez tego komponentu przesuwa się cały release. Kto pilnuje: Marek, bo to on ma kontakt z dostawcą. Co robimy jeśli się wydarzy: „zamawiamy zamiennik u dostawcy Y, dłuższy o tydzień, ale trzyma zakres". Pięć pól, jeden wiersz, minuta pracy. Kiedy dostawca faktycznie zadzwoni z przeprosinami, Ty nie zaczynasz myśleć. Otwierasz kartę i wykonujesz ruch, który już masz zapisany.

Sekret nie jest w tabeli, tylko w tym, że do niej wracasz

Tu jest cała rzecz, którą łatwo przegapić. Karta ryzyk to nie jest dokument, który wypełniasz raz na starcie projektu i odkładasz. Ryzyko, do którego zaglądasz raz na projekt, to nie zarządzanie ryzykiem. To ozdoba w dokumentacji.

Umów się sam ze sobą na cotygodniowy powrót do karty. Piętnaście minut, najlepiej stała pora. Przechodzisz wiersz po wierszu i zadajesz trzy pytania: czy to ryzyko nadal jest aktualne, czy urosło albo zmalało, czy pojawiło się coś nowego. Skreślasz to, co minęło, dopisujesz to, co doszło. Karta żyje razem z projektem, a nie obok niego.

Ten rytuał robi coś jeszcze, poza samą kontrolą. Kiedy stakeholder rzuca swoje „a co, jeśli", Ty nie reagujesz nerwowo, tylko sięgasz po coś, co już przemyślałeś na chłodno. W tym momencie przestajesz być osobą, która gasi, a stajesz się osobą, która prowadzi. To dwie różne role i klient wyczuwa różnicę w pierwszym zdaniu Twojej odpowiedzi.

„Dobrze, ale nie mam czasu na kolejny dokument"

Znam ten zarzut i mam na niego prostą odpowiedź. Karta ryzyk nie jest kolejnym dokumentem do produkowania. Jest polisą. Czas, który inwestujesz tygodniowo, wraca do Ciebie w jednej sytuacji, kiedy ryzyko się materializuje, a Ty masz gotowy ruch zamiast bezsennej nocy i improwizacji przy kliencie.

Druga skrajność jest równie kosztowna, więc od razu ją odetnę. Nie rozdmuchuj karty do trzydziestu wierszy „na wszelki wypadek". Karta, na której jest wszystko, jest tym samym co karta pusta: nie widać na niej tego, co naprawdę groźne. Pięć do dziesięciu realnych ryzyk, którymi się przejmujesz, robi więcej niż lista wszystkich teoretycznych nieszczęść świata.

Skąd wziąć gotowy szablon

Karta ryzyk to jeden z komponentów, które sam wyciągam, kiedy wchodzę w projekt w ogniu i nie mam czasu budować każdego dokumentu od zera. Zebrałem je w jedno miejsce i nazwałem PM Crisis Toolkit, w sumie dwanaście gotowców: plan pierwszych pięciu dni, obsługa Daily i statusów, szablony komunikacji, karta projektu, prezentacja kick-off i właśnie karta ryzyk, między innymi.

Są dwie wersje. Standard za 39 zł: cały toolkit, trzy Crisis Cards i wejście na Discorda dla PM. To wersja na teraz, kiedy właśnie się pali. PRO za 99 zł: toolkit, trzy PM Cards, Discord i mentoring miesięczny, jeśli chcesz mieć kogoś, kto patrzy Ci na ręce przez cały miesiąc. Discord dla PM zostaje darmowy niezależnie od zakupu, dla każdego, kto chce po prostu być blisko innych PM.

Powiedz mi jedno, zanim zamkniesz ten tekst: jakie ryzyko w Twoim obecnym projekcie chodzi Ci po głowie, ale nigdzie go jeszcze nie zapisałeś?

Krzysztof Nyrek. IT Project Manager, ponad 10 lat prowadzenia projektów, w tym takich, które płonęły w dniu przejęcia.

PM Crisis Toolkit

Dwanaście gotowców, których sam używam, kiedy wchodzę w projekt w ogniu: plan pierwszych pięciu dni, pytania na trudne spotkania, szablony maili, wiadomości na Slacku, karta ryzyk, szablon decyzji, karta projektu i prezentacja na kick-off.

Standard 39 zł: Toolkit, trzy Crisis Cards i Discord. PRO 99 zł: Toolkit, trzy PM Cards, Discord i mentoring przez miesiąc.

Mentoring w PRO to realnie mój czas, więc biorę kilka osób miesięcznie. To jedyny powód, dla którego nie odkładałbym decyzji. Żadnych znikających liczników.

Discord dla PM-ów jest darmowy niezależnie od zakupu: discord.gg/ZV5jxsPXT.