Zaufanie do PM nie buduje się przez cały projekt równomiernie. Powstaje w dwóch momentach: na kick-offie, kiedy zespół pierwszy raz Cię widzi, i wtedy, gdy projekt się sypie, a Ty musisz o tym napisać. Zajęło mi lata, żeby to zrozumieć, i jeszcze więcej, żeby przestać improwizować w obu. Daję Ci gotowy szkielet na jedno i drugie, żebyś nie zaczynał od pustej kartki w gorszym momencie.
Dobra wiadomość jest taka, że oba momenty mają stały schemat. Nie trzeba być urodzonym mówcą ani mistrzem trudnych rozmów. Trzeba znać cztery zdania na kryzys i trzy rzeczy na start. Zaraz podam Ci jedno i drugie w całości.
Sytuacja, którą pewnie znasz
Kick-off. Junior traktuje go jak formalność: przeklikuje agendę, pokazuje harmonogram, dziękuje za uwagę. Zespół wychodzi i nie wie o nim nic poza tym, że umie zrobić slajdy. Okazja, w której miało się zawiązać zaufanie, przeszła bokiem.
Druga scena, kilka tygodni później. Coś się posypało. Obsuwa terminu, wypadł kluczowy człowiek, dostawca zawiódł i teraz najtrudniejszy moment w tej robocie, bo od jednego maila zależy, czy klient wpadnie w panikę, czy Ci zaufa. Junior robi wtedy jedną z dwóch rzeczy: albo ukrywa problem i liczy, że rozejdzie się po kościach, albo wysypuje trzy akapity paniki i przelewa swój stres na klienta. Obie drogi kończą się tak samo, utratą zaufania.
Zwróć uwagę, że to ten sama umiejętność. Kick-off i komunikat kryzysowy to dwa końce jednej umiejętności: mówienia o projekcie tak, żeby druga strona czuła, że ktoś tu panuje nad sytuacją. I wiesz co? Dokładnie dlatego opłaca się mieć na oba gotowy szkielet, zamiast za każdym razem szukać słów od zera.
Kick-off: trzy rzeczy, które mówisz wprost
Dobry kick-off nie jest o projekcie. Jest o tym, jak będziemy razem pracować. Harmonogram i zakres i tak są w dokumentach, więc nie marnuj na nie tej jednej godziny, w której zespół wyrabia sobie o Tobie zdanie. Zamiast tego mówisz trzy rzeczy.
Pierwsza: jak się komunikujemy i gdzie. Który kanał do czego, jak szybko odpisujemy, gdzie leży prawda o projekcie. Zespół musi wyjść ze spotkania, wiedząc, dokąd pisać, kiedy coś się dzieje.
Druga: jak podejmujemy decyzje, zwłaszcza kiedy się nie zgadzamy. To brzmi błaho, dopóki nie przyjdzie pierwszy spór i nie okaże się, że nikt nie wie, kto ma ostatnie słowo. Ustaw to na starcie, na spokojnie.
Trzecia: jedno zdanie o sobie, które ustawia całą relację. U mnie brzmi mniej więcej tak: „Skupiam się na dobrej komunikacji i usuwaniu blokad dla zespołu." To zdanie robi więcej niż godzina udowadniania, jaki jesteś kompetentny. Zdejmuje z Ciebie presję bycia nieomylnym i ustawia Cię jako wsparcie, a nie kolejnego kontrolera, który przyszedł ich odpytywać. Bo zespół nie chce lidera, który wie wszystko. Chce lidera, który sprawia, że projekt się udaje. To dwie różne osoby.
Komunikat kryzysowy: cztery zdania zamiast paniki
Kiedy coś wybuchnie, otwierasz nie nową kartkę, tylko stały szkielet z czterech elementów. Zawsze tych samych, w tej samej kolejności.
Co się stało, konkretnie i bez owijania. Fakty, nie tłumaczenie się i nie szukanie winnych. Jedno, dwa zdania.
Jaki to ma wpływ, na termin, albo na zakres. Klient i tak zapyta o to w pierwszej sekundzie, więc odpowiadasz, zanim zapyta. To zdanie boli najbardziej i właśnie dlatego musi paść od Ciebie, a nie z jego domysłów.
Co już robimy, żeby to opanować. Uwaga na czas teraźniejszy, „robimy", nie „zrobimy". Klient ma zobaczyć ruch, który już trwa, a nie obietnicę na jutro.
Czego potrzebuję od Ciebie i do kiedy. Kryzys to też moment decyzji, które nie są po Twojej stronie. Nazwij je wprost, z terminem.
Cztery zdania, spokój zamiast paniki, fakty zamiast tłumaczenia się. Ten szkielet nie służy do tego, żeby pisać automatem i bez serca. Służy do tego, żeby w momencie, w którym głowa i tak paruje, mieć ramę, w którą tylko wstawiasz treść.
„Dobrze, ale przyznanie problemu wyjdzie na niekompetencję"
To najczęstsza obawa i jest odwrotnie, niż podpowiada strach. Klient prawie nigdy nie traci zaufania z powodu samego problemu, bo problemy zdarzają się w każdym projekcie i on o tym wie. Traci zaufanie z powodu tego, jak PM problem obsłużył: że ukrył, że dowiedział się za późno, że dostał panikę zamiast planu. Uczciwy komunikat z planem buduje autorytet mocniej niż projekt, w którym nic się nie posypało, bo dopiero pod presją widać, kto naprawdę prowadzi.
Skąd wziąć gotowe szkielety
Szablony komunikacji na kryzys, prezentacja kick-off i karta projektu to trzy z dwunastu komponentów, które sam wyciągam, wchodząc w projekt w ogniu. Zebrałem je w jedno miejsce, PM Crisis Toolkit, żeby w gorszym momencie nie zaczynać od pustej kartki.
Są dwie wersje. Standard za 39 zł: toolkit, trzy Crisis Cards i Discord dla PM. PRO za 99 zł: to samo plus mentoring przez miesiąc, jeśli chcesz mieć kogoś, kto patrzy Ci na ręce, kiedy prowadzisz. Discord zostaje darmowy niezależnie od zakupu, dla każdego, kto chce po prostu być blisko innych PM.
I jedna uczciwa uwaga, żebyś nie czuł się potem oszukany. Mentoring w PRO to realnie mój czas, więc biorę kilka osób miesięcznie i tyle mieści się w kalendarzu. Kiedy miejsca się zapełnią, zostaje sam toolkit, a na mentoring czekasz do kolejnego miesiąca. To nie jest znikający licznik ani sztuczka, tylko zwykła pojemność jednego człowieka. Mówię o tym wprost, żebyś wiedział, na co liczyć.
Powiedz mi na koniec: jak wyglądał Twój ostatni kick-off, był rozmową o tym, jak będziecie pracować, czy odczytaniem agendy?
Krzysztof Nyrek. IT Project Manager, ponad 10 lat prowadzenia projektów, w tym takich, które płonęły w dniu przejęcia.
PM Crisis Toolkit
Dwanaście gotowców, których sam używam, kiedy wchodzę w projekt w ogniu: plan pierwszych pięciu dni, pytania na trudne spotkania, szablony maili, wiadomości na Slacku, karta ryzyk, szablon decyzji, karta projektu i prezentacja na kick-off.
Standard 39 zł: Toolkit, trzy Crisis Cards i Discord. PRO 99 zł: Toolkit, trzy PM Cards, Discord i mentoring przez miesiąc.
Mentoring w PRO to realnie mój czas, więc biorę kilka osób miesięcznie. To jedyny powód, dla którego nie odkładałbym decyzji. Żadnych znikających liczników.
Discord dla PM-ów jest darmowy niezależnie od zakupu: discord.gg/ZV5jxsPXT.